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Utiliser Mail To Scan

Prérequis

Cette page décrit la récupération des documents envoyés dans Newapp par votre scanner. La fonctionnalité Mail To Scan doit au préalable avoir été paramétrée par votre administrateur : voir Réception des documents numérisés par mail.

Quand votre scanner est configuré pour envoyer les documents numérisés par mail, vous les importez dans Newapp en un clic, sans téléverser de fichier.

Récupérer les documents

Dans la section Enregistrement, ouvrez l'onglet Numérisations.

Onglet Numérisations avec la barre d'outils, dont le bouton MailToScan à droite, et le tableau des fichiers numérisés

Cliquez sur le bouton MailToScan, dans la barre d'outils à côté de Afficher scans. Un message vous informe que les fichiers sont en cours de récupération. À la fin du traitement, chaque document récupéré apparaît dans le tableau de l'onglet Numérisations, dans la bannette définie par votre administrateur.

Échec de la récupération

Si la récupération échoue, la cloche de notifications affiche « Un problème est survenu lors de la récupération des mail-to-scan », suivi du détail de l'erreur. Rapprochez-vous de votre administrateur.

Bouton absent

Si le bouton MailToScan n'apparaît pas, c'est que le paramètre correspondant n'a pas été créé. Contactez votre administrateur.

Une fois les documents récupérés, enregistrez-les comme un flux entrant classique : voir Enregistrer un flux entrant.

Découper un document multi-courriers

Si un document récupéré regroupe plusieurs courriers séparés par des séparateurs, découpez-le pour les traiter individuellement.

Si vous avez téléversé un document unique contenant plusieurs courriers séparés par des séparateurs, utilisez le module de découpage pour les extraire individuellement.

Onglet Numérisations avec le document sélectionné et le bouton Découper visible

  1. Dans l'onglet Numérisations, sélectionnez le document à découper.
  2. Cliquez sur Découper.
  3. Le système identifie les séparateurs, extrait chaque courrier et supprime les pages blanches. Une notification vous est envoyée à la fin du traitement.
  4. Chaque courrier apparaît individuellement dans la liste. Pour chaque courrier, deux options sont disponibles :
    • Créer un nouveau flux : le courrier devient la pièce jointe principale d'un nouveau flux.
    • Attacher à un flux existant : associez le courrier à un flux déjà enregistré sans document principal.

Attention

Le bouton Découper reste grisé et indisponible tant qu'aucun séparateur n'est détecté dans le document. Si un séparateur est mal reconnu, le document correspondant n'est pas découpé.