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Téléverser et découper un courrier

Prérequis

Cette page décrit le mode de saisie par téléversement. Pour les autres modes (saisie manuelle, import e-mail), consultez Enregistrer un flux entrant.

Vous pouvez téléverser directement des fichiers numériques, ou enregistrer des courriers physiques en les numérisant au préalable. La numérisation dépend de l'équipement de votre collectivité : consultez Numériser avec PaperStream Capture si votre collectivité utilise cet outil. Si votre numérisation regroupe plusieurs courriers dans un seul PDF, le module de découpage extrait ensuite chaque courrier individuellement.

Téléverser des documents

Depuis l'onglet Téléversements, ajoutez les documents à associer au flux.

Interface de téléversement avec les boutons Sélectionner, Téléverser et Annuler

  1. Cliquez sur Sélectionner pour choisir un ou plusieurs fichiers sur votre poste.
  2. Les fichiers sélectionnés apparaissent dans la liste. Cliquez à nouveau sur Sélectionner pour en ajouter.
  3. Pour retirer un document, cliquez sur l'icône de suppression à côté de son nom.
  4. Cliquez sur Téléverser pour charger les documents dans le système.

Conseil

Le bouton Annuler vide la liste avant le téléversement si vous souhaitez tout recommencer.

L'onglet présente aussi une liste de bannettes et la liste des fichiers déjà téléversés. Chaque fichier y affiche une icône de suppression, une icône dossier, sa taille et sa date.

Créer un flux depuis l'onglet Numérisations

L'onglet Numérisations liste tous les fichiers téléversés, avec les colonnes Nom, Agent, Bannette, Taille, Date et Pages, un champ Recherche et un compteur « n numérisation ». Un panneau latéral Bannettes l'accompagne. La barre d'outils propose : Actualiser, Découper, Ajouter à un dossier existant, Ajouter à un flux existant, Positionner le tampon, Supprimer le PDF, Afficher scans et MailToScan.

Cliquez sur une ligne pour afficher l'aperçu du document, avec le bandeau « Ce document contient plusieurs pages : n », et le formulaire de création de flux à côté. C'est le chemin pour créer un flux à partir d'un document téléversé : complétez le formulaire comme décrit dans Enregistrer un flux entrant. Le formulaire peut être pré-rempli par une entrée de la Bible, par exemple la Bible « Courrier » avec le canal « Courrier postal ».

Utiliser le module de découpage

Si vous avez téléversé un document unique contenant plusieurs courriers séparés par des séparateurs, utilisez le module de découpage pour les extraire individuellement.

Onglet Numérisations avec le document sélectionné et le bouton Découper visible

  1. Dans l'onglet Numérisations, sélectionnez le document à découper.
  2. Cliquez sur Découper.
  3. Le système identifie les séparateurs, extrait chaque courrier et supprime les pages blanches. Une notification vous est envoyée à la fin du traitement.
  4. Chaque courrier apparaît individuellement dans la liste. Pour chaque courrier, deux options sont disponibles :
    • Créer un nouveau flux : le courrier devient la pièce jointe principale d'un nouveau flux.
    • Attacher à un flux existant : associez le courrier à un flux déjà enregistré sans document principal.

Attention

Le bouton Découper reste grisé et indisponible tant qu'aucun séparateur n'est détecté dans le document. Si un séparateur est mal reconnu, le document correspondant n'est pas découpé.

Pour les autres modes de saisie, consultez Importer des e-mails ou retournez à Enregistrer un flux entrant. Une fois le flux créé, vous pouvez générer une réponse via Enregistrer un flux sortant.