Réception des documents numérisés par mail
La réception par mail évite aux agents de téléverser manuellement les documents numérisés. Le scanner envoie les fichiers vers une adresse mail dédiée : Newapp relève cette boîte et dépose les documents dans une bannette définie.
Vous devez disposer d'une adresse mail réservée à cet usage. ICM peut vous fournir une adresse personnalisée. Cette adresse doit ensuite être configurée sur le scanner, dans une tâche de numérisation dédiée. Avec PaperStream Capture, voir Envoyer les numérisations par mail vers Newapp.
Matériel Fujitsu fourni par ICM
Si votre collectivité utilise un scanner Fujitsu fourni par ICM, contactez ICM pour la configuration du profil d'envoi.
La mise en service se fait en deux étapes : créer le compte mail de réception, puis créer le paramètre MAIL_TO_SCAN.
Créer le compte mail de réception¶
Ouvrez le menu ☰ puis Paramétrage, et cliquez sur la tuile Comptes MAIL du groupe Paramétrage. La liste des comptes mail connectés à l'espace de travail s'affiche.
Cliquez sur le bouton d'ajout (+ vert en haut de la liste) pour créer le compte qui recevra les documents du scanner. Renseignez le formulaire comme décrit dans Ajouter un compte mail entrant.
Conseil
Dans la section Mes dossiers du compte, sélectionnez INBOX comme boîte de réception. Pour les dossiers Archives et Corbeille, sélectionnez Éléments supprimés.
Créer le paramètre MAIL_TO_SCAN¶
Ce paramètre indique à Newapp quel compte mail relever et dans quelle bannette déposer les documents récupérés.
Ouvrez le menu ☰ puis Paramétrage, cliquez sur la tuile Paramètres du groupe Paramétrage, et ajoutez le paramètre suivant :
| Champ | Obligatoire | Valeur |
|---|---|---|
| Libellé | Oui | MAIL_TO_SCAN |
| Valeur | Oui | {"mailaccountId": "<identifiant du compte mail>", "trayId": "<identifiant de la bannette>"} |
| Description | Non | Note libre, par exemple le rappel de la signification des deux identifiants |
mailaccountId: identifiant du compte mail créé à l'étape précédente.trayId: identifiant de la bannette dans laquelle les documents récupérés sont déposés.
Une fois ces deux étapes réalisées, le bouton MailToScan apparaît côté agent dans l'onglet Numérisations. Le déclenchement de la récupération est décrit dans Utiliser Mail To Scan.