Paramétrer la Bible
La "Bible" est une fonctionnalité de configuration avancée de l'espace de travail Demande. Elle permet de définir des entrées de saisie rapide : chaque entrée mémorise un ensemble de valeurs (canal, bannette, objet, demandeur) qui seront automatiquement reportées dans le formulaire lors de la création d'un flux. Les agents gagnent ainsi en rapidité sur les flux récurrents ou standardisés.
Attention
La gestion de la Bible nécessite le droit fonctionnel Bible dans le groupe de l'agent (voir Référence des droits et rôles). Sans ce droit, la section n'apparaît pas dans l'interface d'administration.
Fonctionnement général¶
Chaque entrée de la Bible porte un ou plusieurs Types parmi Mail, Scan, Autre et Courrier électronique. Lors de la création d'un flux, l'agent peut sélectionner une entrée de la Bible. Le formulaire est alors pré-rempli avec les valeurs enregistrées dans cette entrée. L'agent conserve la possibilité de modifier chaque champ avant de valider.
Le champ Par défaut est une sélection de types : l'entrée est activée automatiquement pour les types sélectionnés, sans empêcher l'agent d'en choisir une autre. Le nombre d'entrées par Type n'est pas limité.
L'entrée de la Bible porte une bannette. Si cette bannette a un processus de diffusion par défaut, celui-ci s'applique automatiquement au flux créé à partir de l'entrée. L'entrée de la Bible ne porte pas de processus de diffusion elle-même.
Chaque entrée de la Bible préremplit les champs suivants :
| Champ | Description |
|---|---|
| Canal | Voie de réception du flux (courrier, e-mail, guichet...) |
| État | État initial du flux |
| Bannette | Service ou espace de stockage cible |
| Objet | Intitulé du flux |
| Demandeur | Contact ou service à l'origine de la demande |
Accéder à la Bible¶
Ouvrez le menu ☰ puis Paramétrage, et cliquez sur la tuile Bible du groupe Paramétrage.
Créer une entrée de la Bible¶
Dans la liste des entrées de la Bible, le bouton + ouvre le formulaire de création.
Le formulaire regroupe les champs que vous souhaitez pré-remplir automatiquement lors de la saisie d'un flux :
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Libellé | Oui | Nom affiché à l'agent dans la liste de sélection |
| Type | Oui | Un ou plusieurs types parmi Mail, Scan, Autre et Courrier électronique |
| Par défaut | Non | Sélection de types pour lesquels cette entrée est activée automatiquement |
| Canal | Oui | Canal de réception à pré-sélectionner |
| État | Non | État initial à pré-sélectionner |
| Demandeur | Non | Contact ou service à pré-renseigner |
| Objet | Non | Texte à pré-remplir dans le champ Objet du flux |
| Bannette | Non | Bannette cible à pré-sélectionner |
Conseil
Un intitulé d'entrée clair et descriptif aide l'agent à identifier rapidement la bonne entrée lors de la création du flux. Privilégiez des libellés orientés cas d'usage, par exemple "Courrier entrant service technique" plutôt qu'une simple référence interne.
Information
Le processus de diffusion par défaut est défini sur la bannette sélectionnée dans l'entrée de la Bible, pas dans le formulaire de la Bible. Si cette bannette n'a pas de processus par défaut, aucune diffusion n'est pré-remplie.
Anomalie connue
Sur la fiche de certaines entrées (relevé sur l'entrée « Courrier »), le champ Bannette affiche « [object Object] » et le champ Type paraît vide.
L'entrée est immédiatement disponible pour les agents dès son enregistrement.
Modifier ou supprimer une entrée de la Bible¶
Dans la liste des entrées, ouvrez l'entrée concernée. Les modifications prennent effet immédiatement pour tous les agents de l'espace de travail.
Attention
La suppression d'une entrée est irréversible. Les flux déjà créés à partir de cette entrée ne sont pas affectés.
Désactiver temporairement une entrée
Pour retirer une entrée de la liste sans la supprimer définitivement, videz son champ Type : elle n'est alors proposée dans aucun onglet de création, mais reste enregistrée et modifiable.
Tester une entrée de la Bible¶
Pour vérifier qu'une entrée de la Bible fonctionne correctement, connectez-vous avec un compte agent standard, sans droit d'administration, ouvrez le formulaire de création d'un flux et sélectionnez l'entrée à tester. Vérifiez que les champs configurés sont bien pré-remplis avec les valeurs attendues, et que le processus de diffusion par défaut de la bannette, le cas échéant, pré-remplit bien la diffusion et reste modifiable.
Information
Si les champs ne se pré-remplissent pas, vérifiez que l'entrée a bien été enregistrée et que l'agent dispose des droits d'accès à la bannette configurée. Pour configurer les droits sur les bannettes utilisées dans la Bible, consultez Droits sur une bannette. Pour revenir à la vue générale, consultez Administration de l'espace de travail Demande.
Si l'agent n'a pas les droits d'accès à la bannette configurée dans l'entrée, cela n'empêche pas l'enregistrement du flux : l'agent peut néanmoins le créer, en sélectionnant une bannette à laquelle il a accès.