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Numériser un lot de courriers

1. Numériser avec PaperStream Capture

PaperStream Capture est une application installée sur votre poste, distincte de Newapp. Elle pilote le scanner pour numériser vos courriers en lots et produit un fichier PDF.

  1. Placez les courriers dans le scanner. Intercalez la feuille QR code fournie par ICM entre chaque courrier : elle sert de séparateur pour le découpage automatique.
  2. Ouvrez PaperStream Capture depuis votre poste.
  3. Cliquez sur la tâche Courrier. Le logiciel numérise le lot de documents.
  4. Cliquez sur Lot terminé.

Écran d'accueil de PaperStream Capture avec la tâche Courrier

Selon le paramétrage réalisé par votre administrateur, le PDF est :

  • soit enregistré dans un dossier de votre poste : téléversez-le ensuite dans Newapp ;
  • soit envoyé par mail à Newapp : récupérez-le avec le bouton MailToScan.

Pour aller plus loin

Pour l'installation et la configuration, consultez Installer et configurer PaperStream Capture. Si votre poste envoie les numérisations par mail, récupérez-les avec Utiliser Mail To Scan au lieu de l'étape 2.

2. Téléverser le PDF dans Newapp

Depuis l'onglet Téléversements, ajoutez les documents à associer au flux.

Interface de téléversement avec les boutons Sélectionner, Téléverser et Annuler

  1. Cliquez sur Sélectionner pour choisir un ou plusieurs fichiers sur votre poste.
  2. Les fichiers sélectionnés apparaissent dans la liste. Cliquez à nouveau sur Sélectionner pour en ajouter.
  3. Pour retirer un document, cliquez sur l'icône de suppression à côté de son nom.
  4. Cliquez sur Téléverser pour charger les documents dans le système.

Conseil

Le bouton Annuler vide la liste avant le téléversement si vous souhaitez tout recommencer.

L'onglet présente aussi une liste de bannettes et la liste des fichiers déjà téléversés. Chaque fichier y affiche une icône de suppression, une icône dossier, sa taille et sa date.

3. Découper le document multi-courriers

Si vous avez téléversé un document unique contenant plusieurs courriers séparés par des séparateurs, utilisez le module de découpage pour les extraire individuellement.

Onglet Numérisations avec le document sélectionné et le bouton Découper visible

  1. Dans l'onglet Numérisations, sélectionnez le document à découper.
  2. Cliquez sur Découper.
  3. Le système identifie les séparateurs, extrait chaque courrier et supprime les pages blanches. Une notification vous est envoyée à la fin du traitement.
  4. Chaque courrier apparaît individuellement dans la liste. Pour chaque courrier, deux options sont disponibles :
    • Créer un nouveau flux : le courrier devient la pièce jointe principale d'un nouveau flux.
    • Attacher à un flux existant : associez le courrier à un flux déjà enregistré sans document principal.

Attention

Le bouton Découper reste grisé et indisponible tant qu'aucun séparateur n'est détecté dans le document. Si un séparateur est mal reconnu, le document correspondant n'est pas découpé.

Pour aller plus loin

Pour les détails sur le téléversement et le découpage, consultez Téléverser et découper un courrier. Pour les autres modes de saisie, consultez Enregistrer un flux entrant.